Digitalisierung ist nicht alles! Tipps für die Einführung einer intelligenten HR-Lösung

Digitalisierung – kein Tag, an dem das Wort nicht in den Medien, auf Tagungen oder in den Unternehmen fällt. Kein Wunder, denn inzwischen ist klar: Digitalisierung ist kein Hype, der an einem vorübergeht, wenn man nur lange genug wartet. Experten sind sich einig, durch die Digitalisierung wird sich die die Art und Weise, wie kleine und mittelständische als auch Großunternehmen zukünftig arbeiten, grundlegend verändern – und das in rasanter Geschwindigkeit.

Doch ist Digitalisierung auch das Allheilmittel für HR-Abteilungen?

Mario Borgwadt, Geschäftsführer der Levtec GmbH mit dem Spezialgebiet HR, spricht über seine Erfahrungswerte aus zahlreichen Projekten:

  • Im September fand in Köln die Messe „Zukunft Personal“ statt. Können Sie als Aussteller bestätigen, dass die Digitalisierung in deutschen Unternehmen angekommen ist?

Ja. Egal ob Softwarehersteller, Dienstleister oder Messebesucher, das Thema „Digitalisierung der Arbeitswelt“ stand in den 3 Tagen komplett im Fokus. Alle haben erkannt, dass eine digitale Transformation den notwendigen Freiraum für das Wesentliche und eine wichtige Grundlage für zukünftige Herausforderungen schafft.

  • Wenn eine „Digitale HR-Abteilung“ das Ziel ist, wie sieht aktuell die Wirklichkeit in den Personalabteilungen aus?

Im Rahmen unserer bisherigen Projekte und Beratungen haben wir festgestellt, dass der Grad der Digitalisierung in diesem Bereich noch sehr gering ist. Ich schätze, im Durchschnitt ist HR noch zu 80% mit administrativen Aufgaben ausgelastet. Überstunden aufgrund manueller Prozesse und fehlende Zeit für strategische Personalaufgaben werden immer wieder bemängelt.

  • Wenn Entlastung durch Digitalisierung der gemeinsame Nenner über die Unternehmen in Deutschland ist, können Sie doch bei Ihren Projekten nach „Schema F“ vorgehen.

Nein, das ist nicht möglich. Das wäre sogar fatal. Prozessautomatisierung durch HR-Systeme bedeutet mehr, als eine digitale Personalakte oder einen elektronischen Urlaubsantrags- und genehmigungsprozess zu schaffen. Es erfolgt in den Personalabteilungen eine Transformation und diese muss zum Unternehmen, zu den Zielen und vor allem zu den Menschen passen.

  • Sind Beratung und Fachkompetenz neben der Digitalisierung die Schlüsselfaktoren?

Ja. Für den Erfolg eines solchen Projektes ist es essentiell, im ersten Schritt die bestehenden Arbeitsweisen zu erfragen. Zum Beispiel: Wer macht was? Welche Werkzeuge bzw. Hilfsmittel werden dafür verwendet? Wieviel Zeit wird im Durchschnitt bis zur Erledigung benötigt? Was läuft dabei gut, was weniger? Was sind die Wünsche an den zukünftigen Prozess?

  • Wenn das Wunschbild des Unternehmens für den zukünftigen automatisierten Prozess steht, kann dann mit der Überführung in die Praxis begonnen werden?

Nein. Auch hier sind unsere Beratung und vor allem Erfahrung gefragt. In unseren Projekten hat es sich bewährt, den neuen Prozessablauf zu visualisieren und anschließend jeden Arbeitsschritt nochmal zu hinterfragen. Oft ergibt sich daraus weiteres Optimierungspotential. Eine Aufgabe, die vielleicht schon immer so gemacht wurde oder an der ein Bearbeiter persönlich weiter festhält, kann vielleicht effektiver gelöst werden oder sogar entfallen. Wichtig dabei, das Ganze geschieht auf Augenhöhe und in enger Abstimmung mit dem Kunden.

  • Welche Empfehlung können Sie Unternehmen mit auf den Weg geben, die jetzt die Digitalisierung in Angriff nehmen wollen.

Da habe ich 3 Tipps:

  1. Überstürzen Sie nichts! Beginnen Sie im Unternehmen mit den offensichtlichen Themen. Denn ein Vorteil bei der Digitalisierung von HR-Prozessen ist, man kann schrittweise (behutsam) vorgehen.
  2. Entscheiden Sie sich für das richtige Werkzeug und damit für eine modulare HR-Software! Jeder gewählte Schritt in Richtung Digitalisierung wird mit dem geeigneten Modul aus dem Baukasten unterstützt. Und nach und nach entsteht eine Softwarelandschaft, die weitere Vorteile durch die Integration dieser Module untereinander mit sich bringt.
  3. Wählen Sie den passenden Dienstleister für dieses Projekt! Damit die Digitalisierung den gewünschten Erfolg bringt, müssen Kunde und Berater sich partnerschaftlich begegnen. Es muss einfach „menscheln“.

Die Zukunft lässt nicht auf sich warten. Und ich freue mich darauf, diese bei unseren Kunden mit meinem Team aktiv und erfolgreich mitzugestalten.

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