Wie digital ist Ihr Bewerbermanagement?

Bewerber zu finden ist wichtig, oft langwierig und in der Regel zeitintensiv. Doch ist es geschafft und hat man den richtigen Kandidaten auf sich aufmerksam gemacht, dann … ist noch längst nichts gewonnen. Denn an diesem Punkt setzt das Bewerbermanagement an. Den Bewerbungseingang bestätigen, Rückmeldungen geben, Termine vereinbaren – bei einem einzelnen Interessenten ist das nicht weiter schwer. Laut der Studie „RecruitingTrends 2017“, herausgegeben vom Staufenbiehl Institut und der Kienbaum Consultants Internationl GmbH, gingen in den Unternehmen aber allein im vergangenen Jahr durchschnittlich 2.480 Bewerbungen ein. Ein digitales Bewerbermanagement ist bei einem solchen Aufkommen unerlässlich. Es automatisiert Standardprozesse und sorgt für Transparenz im Bewerbungsprozess. Bei Rückfragen sehen Sie zu jedem Zeitpunkt, wo sich die Unterlagen derzeit befinden und welche Schritte als nächstes anstehen. Wie digital ist Ihr Bewerbermanagement schon?

Optimierungspotenziale mit der richtigen Software heben

Die digitale Transformation schreitet unaufhaltsam voran und dringt in immer mehr Bereiche des Privat- und Berufslebens vor. Gerade die Personalabteilungen in kleinen und mittelgroßen Unternehmen hinken diesem Trend jedoch noch hinterher. Immerhin 40 Prozent der Unternehmen verfügen über keine IT-Unterstützung im Bewerbungsprozess. Das fand die Studie „RecruitingTrends 2017“  heraus. Und selbst wer auf Software-Unterstützung setzt, nutzt häufig nicht die gesamte Bandbreite der verwendeten Lösung. Während die elektronische Verwaltung von Bewerberdaten bzw. -dokumenten (99 Prozent) und das automatische Versenden von Antwortschreiben (83 Prozent) laut Studie intensiv genutzt werden, verwenden nur 50 Prozent ihre Bewerbermanagement-Software auch für den Aufbau eines Talentpools. Über stellenbezogene Anforderungsprozesse verfügt nur jeder Dritte. Ganz abgeschlagen ist der erste Bewerbercheck auf Basis von Keywords. Dabei könnte gerade Letzterer die HR-Experten unterstützen. Immerhin geben sie in der Studie  an, maximal fünf Minuten dafür zu investieren – aber es bleibt oft ja nicht bei einem Bewerbungsvorgang. Auf ein Jahr gesehen, kann sich auch dieser Zeitfaktor immens summieren.

Welche Aufgaben umfasst das Bewerbermanagement

  • Eingehende Bewerbungen erfassen
  • Eingangsbestätigungen versenden
  • erneute Kontaktaufnahme bei Verzögerungen
  • interne Weiterleitung der Bewerbungsunterlagen an den Entscheider
  • erster Bewerbercheck durch den Entscheider
  • genauerer Anforderung und Kompetenz Abgleich mit anschließender Auswertung
  • TOP Bewerberauswahl
  • Versendung von Zu- und Absagen
  • Vorstellungsgespräche vereinbaren
  • Einhaltung des Datenschutzes im gesamten Bewerbungsprozess.

Vor allem bei einem höheren Bewerbungsaufkommen sind effiziente Prozesse für die Candidate Experience maßgeblich. Auch im Sinne der Professionalität gilt es, zeitnah zu entscheiden und die Bewerber transparent zu informieren. Diese Faktoren wirken sich nachhaltig auf die Außenwahrnehmung des Unternehmens aus und strahlen auf die Arbeitgeberattraktivität ab. Zeit hat im Bewerberprozess eine wichtige Bedeutung: In der Regel setzen gut qualifizierte Fachkräfte nicht nur auf einen potenziellen Arbeitgeber, sondern bewerben sich gleichzeitig bei mehreren Unternehmen. Wer hier schneller ist, hat im Wettkampf um die besten Leute nicht selten die Nase vor. Oft ist ein Arbeitnehmer längst wieder fest im Sattel, während er noch auf die Eingangsbestätigung eines anderen Unternehmens wartet.

IT-gestütztes Bewerbermanagement hilft nicht nur den HR-Verantwortlichen

Es ist vielmehr mitentscheidend für den Recruiting-Erfolg. Denn gerade im Auswahlprozess bieten entsprechende Software-Anwendungen dank Automatisierung wertvolle Unterstützung. Die persönlichen Daten werden von der IT-Lösung erfasst und anhand von vorher definierten Kriterien vorselektiert. Die Software sorgt zudem dafür, dass der Datenschutz, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz und die Aufbewahrungsbestimmungen stets eingehalten werden. Gleichzeitig erstellen und verschicken die Anwendungen Eingangsbestätigungen und Status-Updates. Und sie sorgen dafür, dass die Unterlagen nirgends liegen bleiben. Ist der Verantwortliche gerade im Urlaub? Dann erhält seine Vertretung eine Information. Das beschleunigt den Bewerbungsprozess und spart – dank Automatisierung – bares Geld. Zudem hinterlässt das Unternehmen einen guten Eindruck beim Bewerber, selbst wenn es sich um eine Absage handelt. Das spricht sich herum. Besonders in den sozialen Netzwerken.

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