Personalmanagement im Dienst der Öffentlichkeit

Die öffentliche Verwaltung befindet sich im Wandel. Die Erwartungen von Bürgern und Unternehmen an die Dienstleistungen von Ämtern und Behörden sind gestiegen. Aber der öffentliche Dienst ist immer nur so gut, wie seine Mitarbeiter.
Das Problem: Die Anforderungen steigen, doch die Mitarbeiterzahlen sinken. Und die Finanzmittel sind knapp. Die Lösung: Human Ressource Management – also die optimale Verwaltung, Entwicklung und Einsatzplanung aller vorhandenen Personal-Ressourcen durch innovative Informationstechnologie.

Erfahrungssache
Kritiker behaupten, Personalmanagement-Lösungen aus der freien Wirtschaft ließen sich nicht so einfach auf den Public Sector übertragen. Das ist richtig. Die HR Public Sector Suite wurde deshalb speziell für die Personalwirtschaft von Ämtern, Behörden, Verwaltungen und Non-Profit-Organisationen entwickelt.

Zukunftssicher
In Sachen strategische Personalarbeit sind die Herausforderungen hier jedoch ähnlich wie die im Wirtschaftsleben. Denn die demografische Entwicklung stellt auch öffentliche Personalverwaltungen vor neue Aufgaben. Gefragt sind die gezielte Personalentwicklung, der optimale Personaleinsatz und eine motivierende Mitarbeiterführung. Die HR Public Sector Suite integriert ausgereifte Lösungen für diese und viele weitere Aufgaben unter einer gemeinsamen, einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche. Und dank des modularen Aufbaus ist damit jede Verwaltung auch den personalwirtschaftlichen Anforderungen der Zukunft gewachsen.

Die Module im Überblick

  • HR InfoPlan: Prozessgesteuerte Personalarbeit im öffentlichen Dienst
  • Personalkostenmanagement: Damit können Verwaltungen kostengünstig rechnen
  • Weiterbildung: Bestens unterrichtet über Lernende und Lehrende
  • Leistungsbeurteilung: Die Leistungsbilanz für Mitarbeiter und Führungskräfte
  • Bewerberverwaltung: Wer bewirbt sich für das Amt?
  • Organigramme: Für „ausgezeichnete“ Verwaltungsstrukturen
  • Schnittstellen: So finden Verwaltungsdaten Anschluss

Fordern Sie jetzt Ihr Infomaterial an!

Personalmanagement – von der Information zur Organisation

HR InfoPlan ist das extrem leistungsfähige und effiziente Stammdaten-Modul der HR Public Sector Suite. Es integriert sämtliche Verwaltungsfunktionen im Personalbereich und verbessert so die operativen und strategischen Möglichkeiten deutlich. HR InfoPlan

  • integriert das Organisationsmanagement und die Personaladministration
  • übernimmt die Stellenplanung und -bewirtschaftung
  • erstellt Stellenpläne und Haushaltspläne, historisiert Daten
  • beherrscht die Regeln von Beamtenbesoldung und TVöD

Investitionen mit Zukunft
Das Programm führt strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen und verknüpft Verwaltungsprozesse zu ganzheitlichen Funktionsketten. Praktisch jede gewünschte Information lässt sich aus dem Datenbestand herausfiltern und so aufbereiten, dass Sie innerhalb kürzester Zeit fundierte Entscheidungen treffen können.

Die vernetzten Abläufe und schnellen Datenflüsse machen sich bei allen personalwirtschaftlichen Prozessen positiv bemerkbar. Die offene und einheitliche technologische Plattform garantiert auch die problemlose Anbindung bereits vorhandener Systeme und Fachverfahren. So schützen Sie Ihre bisherigen Investitionen und setzen auf ein System, das sich für künftige Anforderungen flexibel erweitern lässt.

Informationsfluss per Intranet
Das integrierte Verwaltungsportal liefert Beschäftigten und Management zeitnahe Informationen aus der Personalwirtschaft. Dieser Self-Service beschleunigt komplette Vorgänge und Arbeitsabläufe im Personalmanagement deutlich.

Beispielweise regeln sich Urlaubsanträge per Intranet praktisch von allein – vom Antrag über die Vertretungsregelung bis zur Genehmigung. Der vergleichsweise zeitaufwändige klassische Dienstweg entfällt. Führungskräfte können gemäß ihrer festgelegten Rolle auf alle entscheidungsrelevanten Informationen wie z. B. Stellenkontingente oder An- und Abwesenheitsdaten zugreifen. Zahlreiche weitere Werkzeuge und Informationsangebote erleichtern Personalmanagern den Arbeitsalltag.

Die Key Features von HR InfoPlan im Überblick:

  • Stellenplanung
    Multifunktionales Planungstool für die effektive Stellenverwaltung von Beamten, Arbeitern, Angestellten und Künstlern. Verwaltet kommunale Planstellenanforderungen, Besetzungskapazitäten und Wiederbesetzungspläne.
  • Personalprofile
    Welche Qualifikationen sind vorhanden? Welche Weiterbildungsmaßnahmen wurden absolviert? Erstellt qualitative Leistungsprofile des Personals und liefert Informationen für das Performance Management.
  • Digitale Personalakte
    Aussagekräftige Informationsbasis für effektives Personalmanagement.
  • Integriertes Organisationsmanagement
    Vereinfacht die Personal- und Stellenadministration.
  • Reportingmanagement
    Einfaches und flexibles Erstellen von Reports aller Art.
  • Korrespondenz-Automatik
    Erledigt automatisch die komplette Korrespondenz und erstellt Brief-Historien.
  • Automatische Wiedervorlagen
    Übernimmt Routineaufgaben und vereinfacht die Aufgabenverfolgung.
  • Datenschnittstellen
    Offen für andere Anwendungen, im- und exportiert Mitarbeiter- und Stellenstammdaten bequem aus oder in andere relevante IT-Systeme.
PersonalKostenManagement – mit knappen Haushaltsmitteln haushalten

Personal verursacht Kosten. Eine Binsenweisheit, die aber angesichts der schwierigen Lage der öffentlichen Haushalte so aktuell ist wie nie. Statistisch gesehen wenden öffentliche Einrichtungen rund 80 Prozent ihres operativen Budgets für Personalausgaben auf. Es lohnt sich also, nicht nur in Zeiten knapper werdender Finanzmittel, der Planung, Steuerung und Kontrolle von Personalkosten besondere Aufmerksamkeit zu widmen.

Was Personal kostet
Mit HR PersonalKostenManagement steht Ihnen ein äußerst leistungsfähiges Werkzeug zur Personalkostenplanung und -simulation zur Verfügung. Dieses Kalkulations-Modul der Public Sector Suite erlaubt dem Haushälter nicht nur die realistische Betrachtung und wirksame Kontrolle aller angefallenen Personalausgaben, sondern auch die gezielte Planung des zukünftigen Budgets.

Die Datenplattform für die Kostenkontrolle und -Planung stammt aus HR InfoPlan. Ob Sozialversicherungskennzahlen, datumsabhängige Personal- und Stellendaten oder unterschiedliche Lohnarten – HR PersonalKostenManagement berücksichtigt jedes Detail und erweitert die personalwirtschaftlichen Funktionen von HR InfoPlan nachhaltig.

Wie Personalplaner rechnen
Selbst die in Zukunft geplanten Veränderungen im Personal- oder Stellenmanagement können problemlos in die Kalkulationen einfließen. Und zur Verifikation der Planungsgenauigkeit lassen sich auch alle aktuellen Abrechnungsdaten des vorhandenen Abrechnungssystems importieren. Anstehende Entscheidungen fallen also immer auf Basis aller zur Verfügung stehenden Informationen.

Der Zugriff auf relevante Mitarbeiterdaten ermöglicht die Berechnung der Personalkosten für jeden beliebigen Monat. Die Resultate werden für die detaillierte Planung auf Organisationseinheit, Kostenstellen, Unterabschnitte oder Dienstarten verteilt. Sie sehen, HR PersonalKostenManagement eröffnet dem Personalkostenplaner völlig neue Möglichkeiten.

Die Key Features vom PersonalKostenManagement im Überblick:

  • Aussagestarke Szenarien
    Flexible Kostenplanungen durch frei konfigurierbare Szenarien. In der Planungsphase lassen sich alternative Szenarien anlegen und funktional zusammenhängende Datenblöcke miteinander verknüpfen.
  • Klare Kalkulationen
    Verkettung verschiedener Szenarien, Berechnung von Planungsalternativen; jeder zeitliche Horizont – jährlich, monatlich – lässt sich kalkulieren.
  • Effektive Einzelberechnungen
    Detaillierte Berechnung jeder einzelnen Kostenart – vom Grundgehalt über Sozialversicherung bis Sonstige Zulagen.
  • Perfektes Reporting
    Berechnungen/Planungen aus unterschiedlichen Blickwinkeln, Soll-Ist-Vergleiche zur kontinuierlichen Planungskontrolle, Verteilung der ermittelten Gesamtkosten auf Monate, auf OE’s etc.
  • Direkter Datenimport
    Basisimport zur Ist-Kostenverteilung aus HR InfoPlan, Standardimporte und Textimportformate für Daten aus Entgeltabrechnungssystemen.
HR Weiterbildung: Gute Verwaltungen machen Schule

Kompetente, gut ausgebildete Mitarbeiter nützen jeder Verwaltung. Aber Weiterbildung kostet Geld, und die Budgets sind knapp. So gesehen, kann ein gutes Weiterbildungs-Management einen wesentlichen Beitrag zu Kostensenkung im öffentlichen Dienst leisten.

Selbstverständlich müssen alle angebotenen Schulungen und Lehrgänge mit den Unternehmenszielen in Übereinstimmung stehen. Gleichzeitig sollten die entstehenden Verwaltungskosten so niedrig wie möglich sein. HR Weiterbildung gewährleistet beides: Das Programm verwaltet den Entwicklungsbedarf und senkt durch automatisierte Prozesse die administrativen Kosten.

Beste Bildungschancen
Ist der Personalentwicklungsplan definiert, lassen sich sämtliche Schulungsmaßnahmen mit HR Weiterbildung operativ umsetzen. Dabei übernimmt der Weiterbildungs-Baustein der HR Public Sector Suite die komplette Administration des Weiterbildungsmanagements: Von der Bedarfsanalyse über die thematische, inhaltliche und zeitliche Planung der Seminare und Kurse bis hin zum Controlling. Die in der Bedarfsanalyse erkannten Lücken einzelner Mitarbeiter können durch gezielte Auswahl entsprechender Lehrgänge angegangen werden.

Abschluss klasse
Den Schriftverkehr mit Mitarbeitern, Lehrkräften, Veranstaltern, Hotels etc. erledigt das Programm dabei völlig selbsttätig. Ähnliches gilt für die abschließende Beurteilung von Seminaren, Dozenten und Teilnehmern. Das vermeidet Fehler, reduziert den Verwaltungsaufwand und senkt die Kosten.

HR Weiterbildung aktualisiert automatisch die individuellen Mitarbeiterprofile mit den jeweils neu erworbenen – oder nicht erworbenen – Fähigkeiten. So lassen sich Qualifikation und Werdegang jedes einzelnen Mitarbeiters in der Verwaltung detailliert verfolgen.

Die Vorteile von HR Weiterbildung im Überblick:

  • Intranet
    Seminare und Veranstaltungen lassen sich einfach per Knopfdruck sofort im Intranet veröffentlichen. Vorgesetze können ihre Mitarbeiter direkt zu Seminaren anmelden.
  • Korrespondenz-Automation
    Automatisierte und terminierte Korrespondenz (Einladungsschreiben, Stornierungsschreiben, Teilnahmebescheinigungen, etc.) inklusive Bildung einer Briefhistorie
  • Ressourcenplanung
    Planung, Buchung und Verwaltung aller Seminarräume, technischer Einrichtungen, Lehrkräfte etc.
  • Qualifikationskontrolle
    Aktualisierung der Qualifikationshistorie für jeden Mitarbeiter und daher optimaler Überblick über abgeschlossene oder noch nicht absolvierte Weiterbildungsmaßnahmen
  • Bildungscontrolling
    Das komfortable Berichtswesen ermöglicht umfangreiches operatives und strategisches Bildungscontrolling. Nicht nur der individuelle Schulungsbedarf wird erfasst, auch die Entwicklung und Fortbildung von ganzen Abteilungen.
  • Kostencontrolling
    Weiterbildungsbedarf und korrespondierende Budgets lassen sich planen und Kosten genau zuordnen.
HR Leistungsbeurteilung: Welchen Preis hat der Fleiß?

Schon seit Jahren wird in den öffentlichen Verwaltungen ein Thema heftig diskutiert: „Leistungsanreize“. Den Anfang machte das Dienstrechtsreformgesetz vom 1. Juli 1997, das erstmals von leistungsorientierter Bezahlung sprach. Der im September 2005 beschlossene Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) brachte dann die wesentliche Neuerung: Die Abkehr von der Vergütung nach Dienstalter hin zu einer Bezahlung nach beruflicher Leistung.

Zwar ist die Heftigkeit der Diskussion mittlerweile abgeebbt, die Aufgabenstellung bleibt: Wer nach Leistung bezahlen will, muss Leistungen auch beurteilen. Gefragt ist also eine flexible Softwarelösung für die objektive, zuverlässige und valide Leistungsmessung im Öffentlichen Dienst. Unsere Antwort: HR Leistungsbeurteilung.

Leistungen, die sich lohnen
Das System macht das komplexe Zahlenwerk des TVöD handhabbar, es lässt den Verwaltungen jedoch bei der Beurteilung von Mitarbeiterleistungen freie Hand: Als Personalplaner können Sie frei wählen, ob Sie die Kompetenzbeurteilung, die Individual- und Team-Zielvereinbarungen, den Abgleich von Qualifikation- und Stellenprofil oder eine beliebige Kombination davon zur Leistungsbeurteilung heranziehen. So sorgt HR Leistungsbeurteilung für einen systematischen und stringenten Planungsprozess und garantiert zugleich die Übereinstimmung der erzielten Leistungen mit den Unternehmensanforderungen.

Beurteilung mit System
Auch bei der Planung und Kaskadierung der Ziele hilft das System. Über festlegbare Rollen lassen sich auch Vorgesetzte und Mitarbeiter in den Zielvereinbarungsprozess einbinden. Dabei bleibt der jeweilige Status für die Personalabteilungen stets transparent. Das vereinfacht die Prüfung und Erhöhung der Prozessqualität deutlich. Spezielle Formeln rechnen erreichte Ziele in entsprechende Leistungszulagen um und leiten die Ergebnisse direkt an die Entgeltabrechnung weiter.

Stichwort Talent Management: Ob als integrierter Baustein der HR Public Sector Suite, oder als Implementierung in vorhandene ERP oder Personalsoftware – HR Leistungsbeurteilung liefert wertvolle Leistungsdaten, die sich für alle strategischen Planungen wie Nachfolgeregelung, Karriere, Weiterbildung und Bewerberverwaltung nutzen lassen.

Die Highlights von HR Leistungsbeurteilung im Überblick:

  • Präzise Prozesse
    Das flexible Prozess-Konfigurationstool hilft Ihnen, Ablauf und Fluss aller Informationen und Aufgaben zu definieren. Sie bestimmen, aus welchen Schritten der Prozess besteht, wer für die Initiierung der einzelnen Schritte verantwortlich ist und wann diese erfolgen sollen.
  • Verbindliche Vereinbarungen
    Das System verfolgt Unternehmensziele, Abteilungsziele, Gruppen- und Individualziele und prüft alle Zielvereinbarungen auf Vollständigkeit.
  • Umfassende Beurteilungen
    Die Integration von Kompetenzmanagement und Laufbahnplanung erleichtert die Gesamtbeurteilung der Mitarbeiterleistung.
  • Funktionaler Self-Service
    Die intuitive Benutzeroberfläche leitet Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten durch die Leistungs-Management-Planung und den Beurteilungsprozess. Eine automatische Termin-Erinnerung sorgt dabei für die Einhaltung von Fristen, z.B. für die Zwischenbeurteilungen.
  • Gesicherte Mitarbeiterdaten
    Wichtig für Verwaltungen mit Zweigniederlassungen: Jeder Mitarbeiter bekommt nur Zugriff auf die für ihn notwendigen Informationen, abhängig von seiner Rolle und seinem Standort.
  • Konsistente Standards
    Ob Manager oder Mitarbeiter, alle arbeiten nach den gleichen definierten Richtlinien und Zielen. Damit führt HR Leistungsbeurteilung auch zur Einhaltung der Regeln innerhalb der gesamten Verwaltung.
  • Wertvolle Entscheidungshilfen
    Da alle Daten in einen System enthalten sind, haben Sie Echtzeit Zugriff auf Leistungsdaten. Das verschafft Ihnen wertvolle Einblicke für Karriere- oder Laufbahnplanungen.
HR Bewerberverwaltung: Angestellte ohne Aufwand anstellen

Nehmen wir mal an, Ihre Verwaltung sucht einen Volljuristen. Damit beginnt für Sie der gefürchtete Papierkrieg? Es geht auch anders. Mit dem HR Bewerbermanagement lässt sich die Suche nach geeigneten Fachkräften deutlich vereinfachen: Der Referatsleiter gibt die entsprechende Personalanforderungen über das Intranet-Portal an die Bewerberadministration. Der Sachbearbeiter übernimmt die Informationen für die Stellenanzeige und belegt die geeigneten Medien (Homepage, Internetbörse, Print u. a.), einfach per Menüauswahl.

Der gesamte Bewerbungsprozess – von der Anforderung über die Ausschreibung bis zur Einstellung – verfügt über eine rollenspezifische Zugriffsberechtigung. So kann jeder, der am Prozess beteiligt ist, schnell und einfach auf alle relevanten Daten zugreifen.

Alle Anschreiben automatisch
Besonders komfortabel: Kommen die Bewerbungen herein, erledigt HR Bewerbermanagement in jeder Phase der Bewerbung die Korrespondenz – Einladungen, Nachfragen, Absagen.

Alle interessanten Bewerber, die sich dieses Mal nicht durchsetzen konnten, wandern nach dem Profilabgleich per Mausklick in den Bewerber-Pool. Selbstverständlich lassen sich dabei auch AGG-konforme K.O.-Kriterien setzen, die die Auswahl der Besten sicherstellen.

Die Highlights des HR Bewerbermanagements im Überblick:

  • Cross-Media
  • Flexible Stellenausschreibungen auf mehreren Kanälen – Homepage, Internetbörse, Print etc. – aus einer Datenquelle.
  • Online-Bewerbung
  • Direktbewerbung von Kandidaten über das Online-Portal des eigenen Stellenmarktes – im Intranet und im Internet.
  • Korrespondenz-Automatik
  • Abwicklung des kompletten Schriftverkehrs, inklusive Erstellung einer Brief-Historie.
  • Profilabgleich
  • Automatisierte Vorauswahl der geeignetsten Bewerber.
  • Talent-Pool
  • Integrierte Datenbank mit Bewerberprofilen für zukünftige Vakanzen und Kontaktpflege.

Unsere Lösungen im Überblick: