Heute kommen die Neuen: Onboarding – ein Buch mit sieben Siegeln?

Hat Ihr Unternehmen einen Bewerber für sich gewonnen und ist der Vertrag unterschrieben, dann endet die Candidate Experience – und es beginnt die Employee Experience. Ihr Startpunkt ist das Onboarding. In dieser Phase zeigt sich, ob die Verheißungen im Zuge des Employer Brandings tatsächlich das halten, was sie versprechen. Wenn nicht, könnten sich die Wege schneller wieder trennen als gedacht. 

Onboarding – Neue Mitarbeiter an Bord des Unternehmen holen

Wer im Recruiting-Prozess umworben wurde und in ständigem Austausch mit dem künftigen Arbeitgeber stand, der erwartet auch für die anschließende Zeit eine intensive Kommunikation, transparente Informationen, Wertschätzung und Hilfestellung. Häufig beginnt das Onboarding schon vor dem ersten Arbeitstag. Informationen zum Ablauf der ersten Woche und der Kontakt zu Ansprechpartnern liegen oftmals noch vor dem eigentlichen Job-Auftakt. Auf diese Weise lassen sich Fragen im Vorfeld klären. Zudem weiß der neue Mitarbeiter von Anfang an, was ihn erwartet und wo er – bei Bedarf – Unterstützung findet. 

Die Realität sieht häufig ganz anders aus: praktisch finden fast 40% der Neuen am ersten Arbeitstag nicht einmal einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz vor. Ein Onboarding-Gespräch wurde nur mit jedem zweiten neuen Mitarbeiter geführt. 

So optimieren Sie Ihre Onboarding-Prozesse

Um das Onboarding zu optimieren und entsprechende Workflows zu definieren, kann softwaregestütztes HR-Management helfen. Über die IT-Lösung kann der neue Mitarbeiter jederzeit relevante Informationen nachschlagen oder Ansprechpartner finden. Er bekommt einen Fahrplan für die ersten Wochen im neuen Unternehmen an die Hand und sieht jederzeit, wo er sich auf dem Weg zur finalen Einarbeitung derzeit befindet. Technisch ist das kein Problem. Lediglich das Bewusstsein für die Mehrwerte von HR-Management-Lösungen fehlt in den Personalabteilungen offenbar noch. Laut „RecruitingTrends“ stoßen nur ein Drittel der Unternehmen ihre Onboarding-Prozesse IT-gestützt an – selbst dann, wenn die dafür erforderlichen Software-Lösungen bereits implementiert sind oder als Teil des von Bewerbermanagement-Lösungen vorliegen. Damit bleiben wertvolle Mehrwerte auf der Strecke. Eine intensive Beratung oder ein Coaching baut Skepsis ab, schließlich sorgen standardisierte Workflows für Transparenz, tragen zu mehr Zufriedenheit bei und wirken motivierend. Vor diesem Hintergrund sind sie ein wesentlicher Bestandteil der Mitarbeiterbindung, auch über den Bewerbungs- und Onboarding-Prozess hinaus.  

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Übersicht

Mehr Transparenz im Personalwesen: Fakten statt Bauchgefühl 

Wissen Sie, über welche Kanäle die aussichtsreichsten Bewerber auf Sie aufmerksam werden? Und welche Recruiting-Kosten damit verbunden sind? Können Sie sagen, wie hoch der Krankenstand in den einzelnen Abteilungen ist – und daraus Rückschlüsse auf Ihre Fluktuationsrate ziehen? Und wissen Sie verlässlich, wie Sie aktiv zur Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter beitragen können, um sie langfristig zu binden? HR-Entscheidungen erfolgen häufig aus dem Bauch heraus. Zu häufig.  

Kennzahlen sind wichtig, aber Mangelware

Intuition ist zwar eine wichtige Führungseigenschaft. Doch wie in anderen wichtigen Geschäftsbereichen, so kommen Unternehmen auch bei ihren richtungsweisenden Personalprozessen nicht mehr an fundierten Fakten vorbei. Während Einkauf und Verkauf, Produktentwicklung und Marketing sich bei ihrer Arbeit auf Kennzahlen stützen, hat der HR-Bereich oft keinerlei KPIs zur Hand. Allein beim wichtigen Thema Recruiting verzichten 60 Prozent der Unternehmen bisher auf ein Controlling. Das ist umso beachtlicher, da Unternehmen die Time-to-Fill – also die Dauer von der Stellenausschreibung bis zur -besetzung – als wichtigste Recruiting-Kennzahl ansehen. Auch die Kosten für eine Einstellung (Cost per Hire) und die Anzahl qualifizierter Kandidaten je Rekrutierungskanal spielen eine wichtige Rolle. 

Doch nicht nur die Personalbeschaffung lässt sich anhand von Kennzahlen gezielt steuern. Auch alle anderen HR-Bereiche bedürfen einer validen Datengrundlage. Von der Personalplanung über die Mitarbeiterentwicklung bis hin zum Personalabbau sind transparente Entscheidungen nur auf der Basis von Kennzahlen möglich. Und Transparenz wird gerade in der HR immer wichtiger.  

Transparenz macht HR-Entscheidungen nachvollziehbar

Gerade vor dem Hintergrund, dass sich die Personalarbeit zunehmend weg von einer administrativen und hin zu einer strategischen Geschäftseinheit mit wertschöpfenden Aufgaben wandelt, muss die HR ihre Arbeit auch auf ein neues, zahlenbasiertes Fundament stellen. Nur so kann sie wirtschaftlich agieren und vorausschauend handeln. Transparenz im Personalmanagement ist dafür die wichtigste Voraussetzung. Nur so wird es möglich, bestehende Prozesse zu optimieren, Budgets realistisch zu planen und eine zukunftsgerichtete HR-Strategie zu entwickeln. 

Der Mitarbeiter, das unbekannte Wesen?

Es gilt, beim Personalwesen die gleichen Maßstäbe zu setzen wie beim Customer Relationship Management. Während oftmals schon vom „gläsernen Kunden“ die Rede ist, von dem Stammdaten und Kundenhistorie ebenso erhoben werden wie das Einkaufsverhalten und die persönlichen Vorlieben, ist der Mitarbeiter vielerorts noch ein unbekanntes Wesen. Was treibt ihn an? Wie lässt er sich motivieren? Womit beschäftigt er sich in seiner Freizeit? Was sind seine Stärken? Und wo liegen seine Schwächen?  

Werden Sie zum Kenner Ihrer Mitarbeiter! Finden Sie heraus, was jeden Einzelnen von ihnen auszeichnet, welche Wertvorstellungen er hat und wo bzw. wie er sich in Ihrer Firma einbringt. Damit zollen sie Ihrem Personal nicht nur Respekt und Wertschätzung, sondern lernen auch die individuellen Stellhebel kennen, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter zu Höchstleistungen motivieren und an sich binden können. Eine softwaregestützte Personalsoftware hilft Ihnen, dabei den Überblick zu behalten: Sie unterstützt sie mit den richtigen Kennzahlen über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus und trägt mit exakten, aktuellen sowie homogenen Daten zu einer transparenten HR-Arbeit bei.  

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Welche KPIs für den HR-Erfolg entscheidend und wie Sie die wichtigsten Personalprozesse erfolgreich automatisieren, das lesen Sie in unserem kostenlosen „Leitfaden für mehr Transparenz im Personalwesen“

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e-Recruiting

Wie digital ist Ihr Bewerbermanagement?

Bewerber zu finden ist wichtig, oft langwierig und in der Regel zeitintensiv. Doch ist es geschafft und hat man den richtigen Kandidaten auf sich aufmerksam gemacht, dann … ist noch längst nichts gewonnen. Denn an diesem Punkt setzt das Bewerbermanagement an. Den Bewerbungseingang bestätigen, Rückmeldungen geben, Termine vereinbaren – bei einem einzelnen Interessenten ist das nicht weiter schwer. Laut der Studie „RecruitingTrends 2017“, herausgegeben vom Staufenbiehl Institut und der Kienbaum Consultants Internationl GmbH, gingen in den Unternehmen aber allein im vergangenen Jahr durchschnittlich 2.480 Bewerbungen ein. Ein digitales Bewerbermanagement ist bei einem solchen Aufkommen unerlässlich. Es automatisiert Standardprozesse und sorgt für Transparenz im Bewerbungsprozess. Bei Rückfragen sehen Sie zu jedem Zeitpunkt, wo sich die Unterlagen derzeit befinden und welche Schritte als nächstes anstehen. Wie digital ist Ihr Bewerbermanagement schon?

Optimierungspotenziale mit der richtigen Software heben

Die digitale Transformation schreitet unaufhaltsam voran und dringt in immer mehr Bereiche des Privat- und Berufslebens vor. Gerade die Personalabteilungen in kleinen und mittelgroßen Unternehmen hinken diesem Trend jedoch noch hinterher. Immerhin 40 Prozent der Unternehmen verfügen über keine IT-Unterstützung im Bewerbungsprozess. Das fand die Studie „RecruitingTrends 2017“  heraus. Und selbst wer auf Software-Unterstützung setzt, nutzt häufig nicht die gesamte Bandbreite der verwendeten Lösung. Während die elektronische Verwaltung von Bewerberdaten bzw. -dokumenten (99 Prozent) und das automatische Versenden von Antwortschreiben (83 Prozent) laut Studie intensiv genutzt werden, verwenden nur 50 Prozent ihre Bewerbermanagement-Software auch für den Aufbau eines Talentpools. Über stellenbezogene Anforderungsprozesse verfügt nur jeder Dritte. Ganz abgeschlagen ist der erste Bewerbercheck auf Basis von Keywords. Dabei könnte gerade Letzterer die HR-Experten unterstützen. Immerhin geben sie in der Studie  an, maximal fünf Minuten dafür zu investieren – aber es bleibt oft ja nicht bei einem Bewerbungsvorgang. Auf ein Jahr gesehen, kann sich auch dieser Zeitfaktor immens summieren.

Welche Aufgaben umfasst das Bewerbermanagement

  • Eingehende Bewerbungen erfassen
  • Eingangsbestätigungen versenden
  • erneute Kontaktaufnahme bei Verzögerungen
  • interne Weiterleitung der Bewerbungsunterlagen an den Entscheider
  • erster Bewerbercheck durch den Entscheider
  • genauerer Anforderung und Kompetenz Abgleich mit anschließender Auswertung
  • TOP Bewerberauswahl
  • Versendung von Zu- und Absagen
  • Vorstellungsgespräche vereinbaren
  • Einhaltung des Datenschutzes im gesamten Bewerbungsprozess.

Vor allem bei einem höheren Bewerbungsaufkommen sind effiziente Prozesse für die Candidate Experience maßgeblich. Auch im Sinne der Professionalität gilt es, zeitnah zu entscheiden und die Bewerber transparent zu informieren. Diese Faktoren wirken sich nachhaltig auf die Außenwahrnehmung des Unternehmens aus und strahlen auf die Arbeitgeberattraktivität ab. Zeit hat im Bewerberprozess eine wichtige Bedeutung: In der Regel setzen gut qualifizierte Fachkräfte nicht nur auf einen potenziellen Arbeitgeber, sondern bewerben sich gleichzeitig bei mehreren Unternehmen. Wer hier schneller ist, hat im Wettkampf um die besten Leute nicht selten die Nase vor. Oft ist ein Arbeitnehmer längst wieder fest im Sattel, während er noch auf die Eingangsbestätigung eines anderen Unternehmens wartet.

IT-gestütztes Bewerbermanagement hilft nicht nur den HR-Verantwortlichen

Es ist vielmehr mitentscheidend für den Recruiting-Erfolg. Denn gerade im Auswahlprozess bieten entsprechende Software-Anwendungen dank Automatisierung wertvolle Unterstützung. Die persönlichen Daten werden von der IT-Lösung erfasst und anhand von vorher definierten Kriterien vorselektiert. Die Software sorgt zudem dafür, dass der Datenschutz, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz und die Aufbewahrungsbestimmungen stets eingehalten werden. Gleichzeitig erstellen und verschicken die Anwendungen Eingangsbestätigungen und Status-Updates. Und sie sorgen dafür, dass die Unterlagen nirgends liegen bleiben. Ist der Verantwortliche gerade im Urlaub? Dann erhält seine Vertretung eine Information. Das beschleunigt den Bewerbungsprozess und spart – dank Automatisierung – bares Geld. Zudem hinterlässt das Unternehmen einen guten Eindruck beim Bewerber, selbst wenn es sich um eine Absage handelt. Das spricht sich herum. Besonders in den sozialen Netzwerken.

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