Zukunft Personal

Digitalisierung ist nicht alles! Tipps für die Einführung einer intelligenten HR-Lösung

Digitalisierung – kein Tag, an dem das Wort nicht in den Medien, auf Tagungen oder in den Unternehmen fällt. Kein Wunder, denn inzwischen ist klar: Digitalisierung ist kein Hype, der an einem vorübergeht, wenn man nur lange genug wartet. Experten sind sich einig, durch die Digitalisierung wird sich die die Art und Weise, wie kleine und mittelständische als auch Großunternehmen zukünftig arbeiten, grundlegend verändern – und das in rasanter Geschwindigkeit.

Doch ist Digitalisierung auch das Allheilmittel für HR-Abteilungen?

Mario Borgwadt, Geschäftsführer der Levtec GmbH mit dem Spezialgebiet HR, spricht über seine Erfahrungswerte aus zahlreichen Projekten:

  • Im September fand in Köln die Messe „Zukunft Personal“ statt. Können Sie als Aussteller bestätigen, dass die Digitalisierung in deutschen Unternehmen angekommen ist?

Ja. Egal ob Softwarehersteller, Dienstleister oder Messebesucher, das Thema „Digitalisierung der Arbeitswelt“ stand in den 3 Tagen komplett im Fokus. Alle haben erkannt, dass eine digitale Transformation den notwendigen Freiraum für das Wesentliche und eine wichtige Grundlage für zukünftige Herausforderungen schafft.

  • Wenn eine „Digitale HR-Abteilung“ das Ziel ist, wie sieht aktuell die Wirklichkeit in den Personalabteilungen aus?

Im Rahmen unserer bisherigen Projekte und Beratungen haben wir festgestellt, dass der Grad der Digitalisierung in diesem Bereich noch sehr gering ist. Ich schätze, im Durchschnitt ist HR noch zu 80% mit administrativen Aufgaben ausgelastet. Überstunden aufgrund manueller Prozesse und fehlende Zeit für strategische Personalaufgaben werden immer wieder bemängelt.

  • Wenn Entlastung durch Digitalisierung der gemeinsame Nenner über die Unternehmen in Deutschland ist, können Sie doch bei Ihren Projekten nach „Schema F“ vorgehen.

Nein, das ist nicht möglich. Das wäre sogar fatal. Prozessautomatisierung durch HR-Systeme bedeutet mehr, als eine digitale Personalakte oder einen elektronischen Urlaubsantrags- und genehmigungsprozess zu schaffen. Es erfolgt in den Personalabteilungen eine Transformation und diese muss zum Unternehmen, zu den Zielen und vor allem zu den Menschen passen.

  • Sind Beratung und Fachkompetenz neben der Digitalisierung die Schlüsselfaktoren?

Ja. Für den Erfolg eines solchen Projektes ist es essentiell, im ersten Schritt die bestehenden Arbeitsweisen zu erfragen. Zum Beispiel: Wer macht was? Welche Werkzeuge bzw. Hilfsmittel werden dafür verwendet? Wieviel Zeit wird im Durchschnitt bis zur Erledigung benötigt? Was läuft dabei gut, was weniger? Was sind die Wünsche an den zukünftigen Prozess?

  • Wenn das Wunschbild des Unternehmens für den zukünftigen automatisierten Prozess steht, kann dann mit der Überführung in die Praxis begonnen werden?

Nein. Auch hier sind unsere Beratung und vor allem Erfahrung gefragt. In unseren Projekten hat es sich bewährt, den neuen Prozessablauf zu visualisieren und anschließend jeden Arbeitsschritt nochmal zu hinterfragen. Oft ergibt sich daraus weiteres Optimierungspotential. Eine Aufgabe, die vielleicht schon immer so gemacht wurde oder an der ein Bearbeiter persönlich weiter festhält, kann vielleicht effektiver gelöst werden oder sogar entfallen. Wichtig dabei, das Ganze geschieht auf Augenhöhe und in enger Abstimmung mit dem Kunden.

  • Welche Empfehlung können Sie Unternehmen mit auf den Weg geben, die jetzt die Digitalisierung in Angriff nehmen wollen.

Da habe ich 3 Tipps:

  1. Überstürzen Sie nichts! Beginnen Sie im Unternehmen mit den offensichtlichen Themen. Denn ein Vorteil bei der Digitalisierung von HR-Prozessen ist, man kann schrittweise (behutsam) vorgehen.
  2. Entscheiden Sie sich für das richtige Werkzeug und damit für eine modulare HR-Software! Jeder gewählte Schritt in Richtung Digitalisierung wird mit dem geeigneten Modul aus dem Baukasten unterstützt. Und nach und nach entsteht eine Softwarelandschaft, die weitere Vorteile durch die Integration dieser Module untereinander mit sich bringt.
  3. Wählen Sie den passenden Dienstleister für dieses Projekt! Damit die Digitalisierung den gewünschten Erfolg bringt, müssen Kunde und Berater sich partnerschaftlich begegnen. Es muss einfach „menscheln“.

Die Zukunft lässt nicht auf sich warten. Und ich freue mich darauf, diese bei unseren Kunden mit meinem Team aktiv und erfolgreich mitzugestalten.

Kostenfreie Ratgeber

Erste Einblicke in digitale HR Arbeit geben Ihnen unsere Ratgeber, die Sie sich kostenfrei herunterladen können.

e-Book: Mehr Transparenz im Personalwesen.

* indicates required field
Aktenflu

Ständig Land unter mit Excellisten? Entfliehen Sie dem täglichen Murmeltier!

Viele unserer Kunden haben sich lange Zeit mit Word und Excel rumgeärgert, um auskunftsfähig zu sein. Der administrative Aufwand ist damit enorm hoch. Die „selbstgebastelten“ Lösungen tauschen Informationen nur schlecht aus. Mehrarbeit und mehrfache Datenpflege sind die Folge und erhöhen den administrativen Aufwand weiter. Für die wirklich wichtigen Themen bleibt dann immer viel zu wenig Zeit.

Um diese Aufgaben würden sich Personaler gerne kümmern

Wo der Schwerpunkt moderner Personalarbeit liegen sollte, wissen Personaler ganz genau. Mitarbeiterbindung und -gewinnung, Employer Branding und Talentmanagement stehen ganz weit oben. Auch nicht ganz so bekömmliche Themen wie Unternehmens- und Führungskultur oder Flexibilisierung von Arbeitsstrukturen, finden moderne Personaler spannend.

Das hat eine Studie gezeigt, die 2017 in Personalabteilungen aus 297 Unternehmen durchgeführt wurde.  “RecruitingTrends 2017” fragte damals: Welche Themen sollten auf der Agenda einer Personalabteilung ganz oben stehen? Das war 2017, wann fangen Sie damit an?

Wir sprechen gerne mit Ihnen persönlich auf der Zukunft Personal

Mario Borgwadt

Informieren Sie sich vor Ort in Köln über unsere Software, die neuesten HR-Trends und erfahren Sie, wie Levtec und die HR Suite Ihre HR-Prozesse optimieren kann.

Für Ihren direkten Wunschtermin auf der Zukunft Personal Europe schicken Sie uns einfach das unten stehende Kontaktformular mit Ihrem Terminwunsch. Gern erhalten Sie von uns Freitickets für Ihren Besuch.

Ihr Terminwunsch für die Zukunft Personal, 17.-19.09.2019 in Köln.

* indicates required field
Vorstellungsgespräch

Heute kommen die Neuen: Onboarding – ein Buch mit sieben Siegeln?

Hat Ihr Unternehmen einen Bewerber für sich gewonnen und ist der Vertrag unterschrieben, dann endet die Candidate Experience – und es beginnt die Employee Experience. Ihr Startpunkt ist das Onboarding. In dieser Phase zeigt sich, ob die Verheißungen im Zuge des Employer Brandings tatsächlich das halten, was sie versprechen. Wenn nicht, könnten sich die Wege schneller wieder trennen als gedacht. 

Onboarding – Neue Mitarbeiter an Bord des Unternehmen holen

Wer im Recruiting-Prozess umworben wurde und in ständigem Austausch mit dem künftigen Arbeitgeber stand, der erwartet auch für die anschließende Zeit eine intensive Kommunikation, transparente Informationen, Wertschätzung und Hilfestellung. Häufig beginnt das Onboarding schon vor dem ersten Arbeitstag. Informationen zum Ablauf der ersten Woche und der Kontakt zu Ansprechpartnern liegen oftmals noch vor dem eigentlichen Job-Auftakt. Auf diese Weise lassen sich Fragen im Vorfeld klären. Zudem weiß der neue Mitarbeiter von Anfang an, was ihn erwartet und wo er – bei Bedarf – Unterstützung findet. 

Die Realität sieht häufig ganz anders aus: praktisch finden fast 40% der Neuen am ersten Arbeitstag nicht einmal einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz vor. Ein Onboarding-Gespräch wurde nur mit jedem zweiten neuen Mitarbeiter geführt. 

So optimieren Sie Ihre Onboarding-Prozesse

Um das Onboarding zu optimieren und entsprechende Workflows zu definieren, kann softwaregestütztes HR-Management helfen. Über die IT-Lösung kann der neue Mitarbeiter jederzeit relevante Informationen nachschlagen oder Ansprechpartner finden. Er bekommt einen Fahrplan für die ersten Wochen im neuen Unternehmen an die Hand und sieht jederzeit, wo er sich auf dem Weg zur finalen Einarbeitung derzeit befindet. Technisch ist das kein Problem. Lediglich das Bewusstsein für die Mehrwerte von HR-Management-Lösungen fehlt in den Personalabteilungen offenbar noch. Laut „RecruitingTrends“ stoßen nur ein Drittel der Unternehmen ihre Onboarding-Prozesse IT-gestützt an – selbst dann, wenn die dafür erforderlichen Software-Lösungen bereits implementiert sind oder als Teil des von Bewerbermanagement-Lösungen vorliegen. Damit bleiben wertvolle Mehrwerte auf der Strecke. Eine intensive Beratung oder ein Coaching baut Skepsis ab, schließlich sorgen standardisierte Workflows für Transparenz, tragen zu mehr Zufriedenheit bei und wirken motivierend. Vor diesem Hintergrund sind sie ein wesentlicher Bestandteil der Mitarbeiterbindung, auch über den Bewerbungs- und Onboarding-Prozess hinaus.  

OnboardenMehr Informationen im neuen Leitfaden

Schaffen Sie einen Eintrittsprozess, der ab Vertragsunterzeichnung für eine umfassende Integration ins Unternehmen und eine gute Einarbeitung sorgt.

Leitfaden "Onboarding".

* indicates required field

 

Übersicht

Mehr Transparenz im Personalwesen: Fakten statt Bauchgefühl 

Wissen Sie, über welche Kanäle die aussichtsreichsten Bewerber auf Sie aufmerksam werden? Und welche Recruiting-Kosten damit verbunden sind? Können Sie sagen, wie hoch der Krankenstand in den einzelnen Abteilungen ist – und daraus Rückschlüsse auf Ihre Fluktuationsrate ziehen? Und wissen Sie verlässlich, wie Sie aktiv zur Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter beitragen können, um sie langfristig zu binden? HR-Entscheidungen erfolgen häufig aus dem Bauch heraus. Zu häufig.  

Kennzahlen sind wichtig, aber Mangelware

Intuition ist zwar eine wichtige Führungseigenschaft. Doch wie in anderen wichtigen Geschäftsbereichen, so kommen Unternehmen auch bei ihren richtungsweisenden Personalprozessen nicht mehr an fundierten Fakten vorbei. Während Einkauf und Verkauf, Produktentwicklung und Marketing sich bei ihrer Arbeit auf Kennzahlen stützen, hat der HR-Bereich oft keinerlei KPIs zur Hand. Allein beim wichtigen Thema Recruiting verzichten 60 Prozent der Unternehmen bisher auf ein Controlling. Das ist umso beachtlicher, da Unternehmen die Time-to-Fill – also die Dauer von der Stellenausschreibung bis zur -besetzung – als wichtigste Recruiting-Kennzahl ansehen. Auch die Kosten für eine Einstellung (Cost per Hire) und die Anzahl qualifizierter Kandidaten je Rekrutierungskanal spielen eine wichtige Rolle. 

Doch nicht nur die Personalbeschaffung lässt sich anhand von Kennzahlen gezielt steuern. Auch alle anderen HR-Bereiche bedürfen einer validen Datengrundlage. Von der Personalplanung über die Mitarbeiterentwicklung bis hin zum Personalabbau sind transparente Entscheidungen nur auf der Basis von Kennzahlen möglich. Und Transparenz wird gerade in der HR immer wichtiger.  

Transparenz macht HR-Entscheidungen nachvollziehbar

Gerade vor dem Hintergrund, dass sich die Personalarbeit zunehmend weg von einer administrativen und hin zu einer strategischen Geschäftseinheit mit wertschöpfenden Aufgaben wandelt, muss die HR ihre Arbeit auch auf ein neues, zahlenbasiertes Fundament stellen. Nur so kann sie wirtschaftlich agieren und vorausschauend handeln. Transparenz im Personalmanagement ist dafür die wichtigste Voraussetzung. Nur so wird es möglich, bestehende Prozesse zu optimieren, Budgets realistisch zu planen und eine zukunftsgerichtete HR-Strategie zu entwickeln. 

Der Mitarbeiter, das unbekannte Wesen?

Es gilt, beim Personalwesen die gleichen Maßstäbe zu setzen wie beim Customer Relationship Management. Während oftmals schon vom „gläsernen Kunden“ die Rede ist, von dem Stammdaten und Kundenhistorie ebenso erhoben werden wie das Einkaufsverhalten und die persönlichen Vorlieben, ist der Mitarbeiter vielerorts noch ein unbekanntes Wesen. Was treibt ihn an? Wie lässt er sich motivieren? Womit beschäftigt er sich in seiner Freizeit? Was sind seine Stärken? Und wo liegen seine Schwächen?  

Werden Sie zum Kenner Ihrer Mitarbeiter! Finden Sie heraus, was jeden Einzelnen von ihnen auszeichnet, welche Wertvorstellungen er hat und wo bzw. wie er sich in Ihrer Firma einbringt. Damit zollen sie Ihrem Personal nicht nur Respekt und Wertschätzung, sondern lernen auch die individuellen Stellhebel kennen, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter zu Höchstleistungen motivieren und an sich binden können. Eine softwaregestützte Personalsoftware hilft Ihnen, dabei den Überblick zu behalten: Sie unterstützt sie mit den richtigen Kennzahlen über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus und trägt mit exakten, aktuellen sowie homogenen Daten zu einer transparenten HR-Arbeit bei.  

TransparenzMehr Informationen im neuen Leitfaden

Welche KPIs für den HR-Erfolg entscheidend und wie Sie die wichtigsten Personalprozesse erfolgreich automatisieren, das lesen Sie in unserem kostenlosen „Leitfaden für mehr Transparenz im Personalwesen“

e-Book: Mehr Transparenz im Personalwesen.

* indicates required field
e-Recruiting

Wie digital ist Ihr Bewerbermanagement?

Bewerber zu finden ist wichtig, oft langwierig und in der Regel zeitintensiv. Doch ist es geschafft und hat man den richtigen Kandidaten auf sich aufmerksam gemacht, dann … ist noch längst nichts gewonnen. Denn an diesem Punkt setzt das Bewerbermanagement an. Den Bewerbungseingang bestätigen, Rückmeldungen geben, Termine vereinbaren – bei einem einzelnen Interessenten ist das nicht weiter schwer. Laut der Studie „RecruitingTrends 2017“, herausgegeben vom Staufenbiehl Institut und der Kienbaum Consultants Internationl GmbH, gingen in den Unternehmen aber allein im vergangenen Jahr durchschnittlich 2.480 Bewerbungen ein. Ein digitales Bewerbermanagement ist bei einem solchen Aufkommen unerlässlich. Es automatisiert Standardprozesse und sorgt für Transparenz im Bewerbungsprozess. Bei Rückfragen sehen Sie zu jedem Zeitpunkt, wo sich die Unterlagen derzeit befinden und welche Schritte als nächstes anstehen. Wie digital ist Ihr Bewerbermanagement schon?

Optimierungspotenziale mit der richtigen Software heben

Die digitale Transformation schreitet unaufhaltsam voran und dringt in immer mehr Bereiche des Privat- und Berufslebens vor. Gerade die Personalabteilungen in kleinen und mittelgroßen Unternehmen hinken diesem Trend jedoch noch hinterher. Immerhin 40 Prozent der Unternehmen verfügen über keine IT-Unterstützung im Bewerbungsprozess. Das fand die Studie „RecruitingTrends 2017“  heraus. Und selbst wer auf Software-Unterstützung setzt, nutzt häufig nicht die gesamte Bandbreite der verwendeten Lösung. Während die elektronische Verwaltung von Bewerberdaten bzw. -dokumenten (99 Prozent) und das automatische Versenden von Antwortschreiben (83 Prozent) laut Studie intensiv genutzt werden, verwenden nur 50 Prozent ihre Bewerbermanagement-Software auch für den Aufbau eines Talentpools. Über stellenbezogene Anforderungsprozesse verfügt nur jeder Dritte. Ganz abgeschlagen ist der erste Bewerbercheck auf Basis von Keywords. Dabei könnte gerade Letzterer die HR-Experten unterstützen. Immerhin geben sie in der Studie  an, maximal fünf Minuten dafür zu investieren – aber es bleibt oft ja nicht bei einem Bewerbungsvorgang. Auf ein Jahr gesehen, kann sich auch dieser Zeitfaktor immens summieren.

Welche Aufgaben umfasst das Bewerbermanagement

  • Eingehende Bewerbungen erfassen
  • Eingangsbestätigungen versenden
  • erneute Kontaktaufnahme bei Verzögerungen
  • interne Weiterleitung der Bewerbungsunterlagen an den Entscheider
  • erster Bewerbercheck durch den Entscheider
  • genauerer Anforderung und Kompetenz Abgleich mit anschließender Auswertung
  • TOP Bewerberauswahl
  • Versendung von Zu- und Absagen
  • Vorstellungsgespräche vereinbaren
  • Einhaltung des Datenschutzes im gesamten Bewerbungsprozess.

Vor allem bei einem höheren Bewerbungsaufkommen sind effiziente Prozesse für die Candidate Experience maßgeblich. Auch im Sinne der Professionalität gilt es, zeitnah zu entscheiden und die Bewerber transparent zu informieren. Diese Faktoren wirken sich nachhaltig auf die Außenwahrnehmung des Unternehmens aus und strahlen auf die Arbeitgeberattraktivität ab. Zeit hat im Bewerberprozess eine wichtige Bedeutung: In der Regel setzen gut qualifizierte Fachkräfte nicht nur auf einen potenziellen Arbeitgeber, sondern bewerben sich gleichzeitig bei mehreren Unternehmen. Wer hier schneller ist, hat im Wettkampf um die besten Leute nicht selten die Nase vor. Oft ist ein Arbeitnehmer längst wieder fest im Sattel, während er noch auf die Eingangsbestätigung eines anderen Unternehmens wartet.

IT-gestütztes Bewerbermanagement hilft nicht nur den HR-Verantwortlichen

Es ist vielmehr mitentscheidend für den Recruiting-Erfolg. Denn gerade im Auswahlprozess bieten entsprechende Software-Anwendungen dank Automatisierung wertvolle Unterstützung. Die persönlichen Daten werden von der IT-Lösung erfasst und anhand von vorher definierten Kriterien vorselektiert. Die Software sorgt zudem dafür, dass der Datenschutz, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz und die Aufbewahrungsbestimmungen stets eingehalten werden. Gleichzeitig erstellen und verschicken die Anwendungen Eingangsbestätigungen und Status-Updates. Und sie sorgen dafür, dass die Unterlagen nirgends liegen bleiben. Ist der Verantwortliche gerade im Urlaub? Dann erhält seine Vertretung eine Information. Das beschleunigt den Bewerbungsprozess und spart – dank Automatisierung – bares Geld. Zudem hinterlässt das Unternehmen einen guten Eindruck beim Bewerber, selbst wenn es sich um eine Absage handelt. Das spricht sich herum. Besonders in den sozialen Netzwerken.

eBook RecruitingE-Book „Digitales Recruiting“ haben wir Ihnen zusammengefasst, worauf es ankommt.

e-Book "Digitales Recruiting"

* Pflichtfelder